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Tofuで重複した文書を処理する方法

Tofuは、同じファイルが複数回アップロードされた場合、自動的に検出します。 これらのファイルには「重複」のラベルが付けられ、確認して解消できます。 これにより重複レコードを防ぎ、文書リストを整理された状態に保てます。

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対応者:Bianca Raquel

重複文書を確認する方法

アップロードされた文書の一覧が表示されるソース文書パネルから、重複を直接確認できます。 重複が検出されると、Tofuでは次の方法で確認できます:

方法1:重複通知バナーを使用する

ソース文書パネルの上部に、Tofu が通常次のような黄色の通知バナーを表示します:

「重複文書のセットが # 件検出されました。」

確認するには、次の操作を行います:

  1. バナーの右側にあるReviewをクリックします。

  2. これにより重複確認モードが開き、ファイルを比較して解消できます。

方法2:文書から確認する

文書から直接重複を確認することもできます。

  1. 重複と表示された文書を見つけます。

  2. 重複ラベルをクリックすると、重複確認モードが開き、ファイルを解消できます。


重複文書を解決する

確認モードに入ると、元の文書にすでに読取結果があるかどうかに応じて、Tofuが案内します。

ケース1:元の文書にまだ読取がない場合

次のメッセージが表示されます:

「元の文書はまだどの読取結果にもリンクされていません。」

オプション:

  • 元の文書を読取して解決する(推奨)

    • 元の文書から読取結果を作成します。

    • 元の文書重複文書の両方が完了としてマークされ、確認待ちリストから削除されます。

  • 無視して解決する

    • 元の文書と重複した文書の両方を完了としてマークし、確認待ちリストから削除します。

    • 読取は作成されません。

  • 元の文書を再処理

    • 重複を解決する前に、元の文書を別の読取タイプで再処理します。

    • 元の文書を再処理して、Auto Split を使用して別々の文書に分割します。 Auto Split は事業所レベルで有効になっている必要があります。

    • 再処理または読取が完了したら、重複レビューに戻り、[重複を解決]をクリックします。


シナリオ 2: 元の文書にすでに読取がある場合

元の文書がすでに読取にリンクされている場合、次のようなメッセージが表示されます:

「元の文書はすでに次にリンクされています: [読取タイプ]」

読取タイプは、ファイルがどの読取タイプとしてアップロードされたかによって決まります(例: 仕入請求書、売掛請求書、銀行明細書、または経費)。

  • 重複を解決

    • 元の文書と重複した文書の両方を完了としてマークします。

    • 確認待ちリストから削除します。

💡 ヒント:
文書に読取または請求書へのリンクが表示されている場合、そのファイルから読取が作成されていることを意味します。 目のアイコンをクリックすると、読取パネルでリンクされた読取を絞り込んで表示できます。


ベストプラクティス

  • 重複した文書は、解決する前に必ず確認してください。

  • 正しい文書が処理されたことを確認した後、重複を解消すると、確認待ちリストを整理された状態に保てます。

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